Privacydossier voor scholen

A. Beschrijving van de verwerking

Studievos is een leerapp voor de bovenbouw van het primair onderwijs en voor het voortgezet onderwijs. Leerlingen voeren hun eigen lesstof in (tekst, foto, bestand of webpagina). Studievos maakt daar met AI uitleg, oefentoetsen, samenvattingen, flitskaarten, mindmaps, tijdlijnen, een planning en (gesproken) gesprekken van, en houdt de voortgang bij. De school maakt per klas schoolaccounts aan en beheert die. Er zijn geen koppelingen met andere systemen van de school (geen LAS/LVS en geen SSO).

B. Doeleinden en grondslag

• Verwerkingsverantwoordelijke: de school (de Onderwijsinstelling). Verwerker: Studievos (eenmanszaak, Zoetermeer, KvK 98999966).
• Doeleinden (Bijlage 1, E): leer- en toetsresultaten opslaan; resultaten gebruiken om de oefenstof af te stemmen op de leerling; resultaten analyseren als overzicht voor de leerling; digitale leermiddelen leveren; identificatie, authenticatie en autorisatie; beveiliging, het voorkomen van misbruik en de consistentie van gegevens; continuïteit, onderhoud, back-ups en ondersteuning; financieel beheer van de licentie. Alleen als de school het aanzet: samenwerken door te delen in een klas of in groepen, en een ranglijst van de klas of de groep.
• Grondslag: die bepaalt de school als verwerkingsverantwoordelijke. Studievos verwerkt alleen in opdracht van de school, volgens de verwerkersovereenkomst.

C. Betrokkenen

• Leerlingen met een schoolaccount (minderjarigen, ook jonger dan 16).
• Medewerkers van de school die het schoolbeheer gebruiken (schoolbeheerders).
• Ouders of verzorgers: alleen een e-mailadres, en alleen als het optionele focus-slot wordt gebruikt.

D. Categorieën persoonsgegevens

• Gebruikersgegevens: inlognaam, accountnummer, klas, gehasht wachtwoord, bijnaam, voorkeuren en optioneel de naam uit een leerlingenlijst.
• Studievoortgang: scores, de geschiedenis van oefentoetsen met cijfer, de bibliotheek, flitskaarten en de planning.
• Lesstof en interactie: ingevoerde tekst, foto's, bestanden, vragen en antwoorden, en spraak tijdens een gesprek.
• Onderwijsorganisatie: school en klas.
• Gebruiksgegevens: de laatste inlog, gebruikstellers, het aantal AI-verzoeken en tokens per dag, en technische logboeken (account-id, IP-adres).
• Optioneel, als de school het aanzet: lesmateriaal per klas, de bijnaam en punten op de klassenranglijst, en voor Delen in groepen de gebruikersnaam, groepen, gedeelde tekst, uitnodigingen, meldingen en het logboek.
• Schoolbeheerder: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, het logboek van beheeracties en de factuurgegevens.

E. Bijzondere persoonsgegevens

Studievos vraagt geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of geloof). Ze kunnen wel onbedoeld in lesstof staan die een leerling zelf invoert. De privacyverklaring vraagt leerlingen om zulke gegevens niet in hun lesstof te zetten. Beeldmateriaal wordt alleen verwerkt als een leerling zelf een foto van lesstof uploadt. Die foto wordt niet opgeslagen, behalve als tekst in de geschiedenis.

F. Gebruik van AI

• De AI-functies gebruiken Gemini-modellen van Google via Google Cloud Vertex AI, met het EU-endpoint. De AI-verwerking vindt plaats in de EU.
• Volgens de voorwaarden van Google Cloud gebruikt Google de invoer niet om zijn AI-modellen te trainen.
• We sturen geen naam of e-mailadres mee met de lesstof. De optionele naam uit een leerlingenlijst gaat nooit naar de AI.
• Studievos slaat spraak en AI-verzoeken niet op. Lesstof blijft 12 maanden in de geschiedenis van oefentoetsen staan.
• Alleen ingelogde, toegestane accounts kunnen de AI gebruiken, met een daglimiet per account.
• Antwoorden van de AI kunnen fouten bevatten. Studievos werkt zo veel mogelijk met de lesstof van de leerling zelf. Bij nagekeken vragen ziet de leerling vaak het stukje uit de lesstof waar het antwoord op gebaseerd is.

G. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor de leerling (art. 22 AVG). De cijfers en de feedback van de AI zijn bedoeld om te oefenen. De school gebruikt ze niet voor officiële beoordeling. De oefenstof wordt wel afgestemd op het niveau en de resultaten van de leerling. Er is geen profilering voor commerciële doeleinden en er zijn geen advertenties.

H. Ontvangers en doorgifte

• Subverwerkers: Google Cloud, Mijndomein en Stripe (zie In één oogopslag).
• Doorgifte buiten de EER is alleen mogelijk bij het inloggen (Firebase Authentication) en bij het optioneel opzoeken van een webadres via Google Zoeken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS-dataprivacykader en de standaardcontractbepalingen.
• Andere gebruikers zien alleen iets als de school dat aanzet. Bij de klassenranglijst zien klasgenoten elkaars bijnaam en punten. Bij Delen in groepen buiten de school zien groepsleden de gebruikersnaam, de gedeelde tekst en de punten. Beide functies staan standaard uit.
• Het schoolbeheer ziet per account de laatste inlog, het aantal oefentoetsen deze maand en de score. De ingevoerde lesstof en antwoorden blijven van de leerling.

I. Rechten van betrokkenen

Een leerling kan in de app zelf zijn gegevens downloaden als één bestand (JSON), via Instellingen → Privacy & gegevens. Dat geldt voor inzage en dataportabiliteit. De school kan schoolaccounts in het schoolbeheer verwijderen, met alle bijbehorende gegevens. Andere verzoeken lopen via de school; Studievos helpt de school daarbij.